Excel - Homepage von Gerhard Kestner

Direkt zum Seiteninhalt

Hauptmenü:

EDV-Tipps

Frage/Problem/Aufgabe

Lösungsvorschlag

Mit dem Ziffernblock Datumseingaben vornehmen

In allen Excel-Versionen kann ein Datum auch mit dem Ziffernblock eingegeben werden. Als Trennung für Tag, Monat, Jahr wird hier das Minus-Zeichen verwendet, da Excel es als Trennungszeichen erkennt. Geben Sie in eine Zelle beispielsweise "30-12-2015″ ein, und drücken Sie die [Enter]-Taste. Es wird in unsere gebräuchliche Datumsschreibweise "30.12.2015″ umgewandelt. Bei dieser Art der Datumseingabe erübrigt sich auch die Zellen-Formatierung als "Datum". Es wird automatisch umformatiert.
Mit Strg und . fügt man das aktuelle Datum ein.

Zellen mit Inhalten verbinden





=A1&", "&B1

Spalten nachträglich teilen

Sie haben eine umfangreiche Excel-Tabelle mit Personendaten. Die Namen habe Sie in der Form "Nachname, Vorname" jeweils in eine Zelle eingetragen - und auch das nicht einheitlich. Diese Form erweist sich als unpraktisch beim Sortieren oder Filtern. Wie können Sie Nachnamen und Vornamen trennen und in eigenen Spalten unterbringen, ohne dass Sie die umfangreiche Tabelle dafür manuell umschreiben muss?
Erste Anlaufstelle für solche Fälle ist der Excel-Assistent unter "Daten, Text in Spalten". Falls eine eindeutige Struktur mit einem eindeutigen Begrenzer (etwa Komma, Leerstelle oder Semikolon) vorliegt, löst er die meisten Probleme.

Hindern Sie Excel daran, Ihre Zahlen immer in Daten umzuwandeln

Haben Sie schon einmal versucht, so etwas wie "1/2015" oder "10.5555" in eine Tabellenzelle einzugeben? Je nach Wert wandelt Excel solche Eingaben automatisch in Datumsangaben um (etwa "Jan 15") oder in Zahlenwerte (etwa "105.555"). Wenn Sie so die Ausgabe eines Magazins oder eine vorgegebene Artikelnummer eintragen wollen, kann Sie die automatische Konvertierung zur Verzweiflung bringen.
Dabei ist es ganz einfach, die Automatik von Excel abzustellen: Sie müssen der gewünschten Eingabe lediglich ein einfaches Hochkomma (das Zeichen, das Sie mit Umschalt+# einfügen) voranstellen. Um also Texte wie "1/2005" oder "10.5555" einzufügen, geben Sie in Zukunft Folgendes ein:
'1/2005 oder  '10.5555
Das Hochkomma erscheint nicht in der Tabellenzelle. Es teilt Excel nur mit, dass die folgenden Zahlen als Text zu betrachten sind.

Tabelle mit Geburtstagen und Alter

Tragen Sie beispielsweise den Namen einer Person in Zelle A3 ein und das Geburtsdatum in B3. In dieser Beispieltabelle soll das Alter in Jahren in der Zelle C3 stehen. Markieren Sie diese Zelle und geben Sie für C3 die folgende Formel ein:
=DATEDIF(B3;HEUTE();"y")
Die Tabellenfunktion HEUTE() liefert stets das aktuelle Datum. Ausgehend vom Datum in B3 erhalten Sie damit die Differenz zum aktuellen Zeitpunkt, "y" wie "year" bestimmt, welche Zeiteinheit die Rechnung ausgibt - hier Jahre. Wenn Sie die Differenz lieber in Monaten möchten, geben Sie "m" an, ein "d" liefert den Zeitraum in Tagen.
Zurück zur Beispieltabelle:
Die Zelle D3 soll die vergangene Zeit etwas genauer zeigen und den Rest der Zeitdifferenz in Monaten ausgeben. Dazu wandeln Sie die Formel leicht ab:
=DATEDIF(B3;HEUTE();"ym")
Die Angabe "ym" gibt nicht nur eine Zeiteinheit vor, sondern weist die DATEDIFFunktion an, den nach der Berechnung der Jahre unberücksichtigten Rest in Monaten zu liefern. Analog dazu können Sie sich in der weiteren Zelle E3 die restlichen Tage berechnen lassen.

Nehmen Sie dazu die oben angegebene Formel und ersetzen Sie "ym" durch "md".

Die Formel "Solange nicht ..."

Es kommt recht häufig vor, dass eine Formelberechnung erst stattfinden soll, wenn in der Bezugszelle ein bestimmter Wert erreicht ist oder diese überhaupt erst einen Wert enthält. Wird hier keine Vorsorge getroffen, beschwert sich Excel mit Meldungen wie "FALSCH", "Wert" oder "DIV/O".

Mit einer verschachtelten WENN-Formel ist dieses Problem leicht zu lösen. Sie benötigen erst einmal ein WENN für den Fall, dass die Bezugszelle leer ist:
=WENN(G54=" ";" ")
Das heißt: Wenn die Zelle G54 leer ist, dann soll auch die Zelle leer bleiben, in der andernfalls das Ergebnis stehen soll. Und sonst? Dieses "Sonst" schließen Sie als Formel an, etwa:
=WENN(G54=" ";" ";SUMME(G1:G54))
Die Summe der Zellen von G1 bis G54 berechnet Excel also nur unter der Bedingung, dass die Zelle G54 einen Wert enthält.

Postleitzahlen immer korrekt anzeigen lassen

Markieren Sie die Spalte "PLZ" mit einem Mausklick auf den entsprechenden Spaltenkopf.

  •    Rufen Sie im Kontextmenü den Befehl Zellen formatieren auf.

  •    Wechseln Sie auf die Registerkarte Zahlen.

  •    Wählen Sie unter Kategorie den Eintrag Sonderformat.

  •    Markieren Sie unter Typ die Auswahl Postleitzahl.

  •    Beenden Sie das Dialogfenster Zellen formatieren mit Ok.

Ab sofort werden die Nullen in Ihren Postleitzahlen nicht mehr unterschlagen

Tabellen mit Zwischensummen

Wenn in einer Tabelle Zwischenergebnisse in der gleichen Spalte mit den zu addierenden Zahlen stehen, muss man beim Erstellen der Gesamtsumme Acht geben, dass Excel diese Zwischenergebnisse nicht zu den Basiszahlen hinzurechnet. Das Ergebnis wäre doppelt so groß wie das korrekte. Die Zwischensummen sind aber gerade in umfangreichen Tabellen unentbehrlich. Am elegantesten umgehen Sie das Problem, wenn Sie die Zwischensummen statt mit der Funktion "=SUMME()" mit "=TEILERGEBNIS()" errechnen: Die mit dieser Funktion ermittelten Zwischensummen werden nicht berücksichtigt, wenn Sie die Endsumme wie in unserer Abbildung rechts oben ebenfalls mit "=TEILERGEBNIS()" berechnen. Das erste Argument (hier "9") bestimmt die Berechnungsart der Teilergebnisse. Die wichtigsten Funktionen sind Mittelwert (1), Anzahl (2), Max (4), Min (5), Produkt (6) und - wie hier - Summe (9). Nach der Funktionsnummer folgt der zu berechnende Bereich. Interessant ist die Funktion "=TEILERGEBNIS()" auch in Zusammenhang mit dem Autofilter. Berücksichtigt werden in der Berechnung nämlich nur die sichtbaren Zellen. Schreibt man also eine Rechenvorschrift mit "=TEILERGEBNIS()" in eine immer sichtbare Zelle (etwa in die Kopfzeile) und blendet über Autofilter nur bestimmte Daten ein, berechnet Excel nur die aktuell ausgewählten Zeilen.

Rechnen mit Stunden und Minuten

Sie notieren sich Ihre Arbeitszeiten in einem Excel-Dokument. In einer Zelle tragen Sie den Arbeitsbeginn ein, in der nächsten Zelle das Ende des Arbeitstages. Aus den beiden Uhrzeiten möchten Sie die tägliche Arbeitszeit berechnen und diese zum Ende eines Monats zur Gesamtarbeitszeit addieren.
Lösung:
Tragen Sie beispielsweise in die Zelle A1 die Uhrzeit des Arbeitsbeginns im Format "08:00" ein und in B1 das Ende "17:30".
Wenn Sie mit der simplen Formel "=B1-A1" die Differenz berechnen, erhalten Sie das Ergebnis im Zeitformat "09:30". Diese Zeitangaben können Sie allerdings nicht einfach addieren. Excel rechnet dann auf 24-Stunden-Basis weiter.
=(STUNDE(B1-A1)*60+MINUTE (B1-A1))/60
Die Ergebnisse von "STUNDE" und "MINUTE" ergeben zusammen die exakte Arbeitszeit in Minuten. Dieser Wert wird durch 60 geteilt, so dass Sie die Zahl der gearbeiteten Stunden in dezimaler Form erhalten.
Das Ergebnisfeld muss aber als Zahl formatiert sein.

"summewenn"-Formel mit Zellbezug
Sie möchten in einem Bereich alle Zellen summieren, deren Inhalt über einem bestimmten Schwellenwert liegt. Dieser Grenzwert soll variabel zu halten sein und in einer Zelle im Excel-Arbeitsblatt stehen.

Liegt der Grenzwert als Konstante vor, können Sie die Summe problemlos mit der Funktion "summewenn" berechnen. Wenn Sie beispielsweise alle Zellen des Bereichs A1:A50 summieren wollen, deren Wert größer als 10 ist, lautet die Formel:
=summewenn(A1:A50;">10")
Hängt die Bedingung aber von einem variablen Wert ab, dann akzeptiert Excel die Formel nur mit einem besonderen Syntaxtrick. Sie müssen den Operator, hier das Größer-Zeichen ">", und die Zelle mit "&" verknüpfen. Hier lautet die Formel also:
=summewenn(A1:A50;">"&B1)
Die Zelle B1 enthält dabei den variablen Grenzwert.

Kommentare ausdrucken

Um auch Kommentare aufs Papier zu bringen, müssen sie im Menü „Seitenlayout“ den Eintrag „Blattoptionen“ wählen. Wählen sie dann „Registerkarte "Blatt"“. Dort finden sie ein Auswahlmenü, indem Sie „Am Ende des Blattes“ oder "Wie auf dem Blatt angezeigt“ einstellen.

 
 
Zurück zum Seiteninhalt | Zurück zum Hauptmenü